Objetivo: 

El objetivo de este artículo es ofrecer una guía sobre la correcta gestión de los contratos de aprendices SENA en la plataforma, proporcionando información detallada sobre sus etapas, remuneración y pago de la seguridad social, así como también, la afectación de los cambios de una etapa a otra, tanto en el comprobante de pago, como en la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA). 


Alcance / Limitaciones: 

El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, específicamente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina con nuestra plataforma. 


Definiciones: 

  • ¿Qué es SENA?: El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es una entidad pública colombiana que se dedica a la formación técnica, tecnológica y profesional de algunos ciudadanos en diversas áreas laborales. 

  • Etapas del proceso de formación SENA: Los programas de formación se estructuran bajo dos etapas: Etapa Lectiva y Etapa Productiva, que comprenden la formación teórica y práctica, respectivamente.

  • ¿Como empresa, estoy obligado a contratar aprendices SENA? Toda empresa privada que realice cualquier tipo de actividad económica, diferente al sector de la construcción, debe contratar un aprendiz por cada 20 trabajadores y uno adicional por fracción de diez o superior que no exceda de veinte. Las Empresas que tengan entre quince y veinte trabajadores, deben tener un aprendiz. 

  • ¿Cuánto devengan los aprendices SENA? Los aprendices no devengan un salario como tal, sino un apoyo de sostenimiento, el cual tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con su formación. Este apoyo depende de la etapa en la que se encuentre el aprendiz, la ley establece, como mínimo los siguientes auxilios de sostenimiento: 50% de 1SMMLV en etapa lectiva y 75% de 1SMMLV en etapa productiva.  Es importante mencionar que en la etapa productiva el apoyo de sostenimiento será equivalente al 100% de 1SMMLV, siempre que la tasa de desempleo nacional del año inmediatamente anterior sea menor del 10%. 

  • ¿Qué novedades puede tener un aprendiz SENA? Puede presentar licencia de maternidad.  No aplica licencias de paternidad, ya que  estas aplican solo para trabajadores con contrato laboral, estaría sujeto a que la empresa le otorgue como beneficios unos días de ausencia al aprendiz. Existen otras causales como incapacidades debidamente certificadas, caso fortuito o fuerza mayor (como ola invernal, desastres, incendio y calamidad familiar soportada),  o vacaciones colectivas.


Sustento Legal y Aplicaciones: 

Artículo 30 de la Ley 789 de 2002, Concepto 27626 de 2019, que regulan todo lo relacionado con los aprendices. 


Proceso en la Plataforma:

Para crear un colaborador como aprendiz SENA, puedes hacerlo de la misma forma en que lo haces con otros tipos de contratos, es decir, de forma individual desde "Resumen" haciendo clic en "Crear Trabajo" o de forma masiva desde nuestro importado "Trabajos" (importador). Puedes revisar el siguiente artículo para orientarte en el paso a paso. 

Los tipos de contrato válidos son: SENA Lectiva y SENA Productiva, tal como lo aprecias en la siguiente imagen: 

Pago de la Seguridad Social:

En la etapa lectiva, el empleador paga únicamente los aportes de salud (EPS), y en la etapa productiva, además de los aportes a salud, también cubre los aportes de riesgo (ARL). Los aprendices no realizan aportes a pensiones, cajas de compensación familiar, SENA ni al ICBF.

Te detallamos a continuación cómo relacionamos los campos en la PILA para los aprendices en ambas etapas: 

  • Número de días cotizados a pensión (campo 36): reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

  • Número de días cotizados a salud (campo 37): reportamos 30 (si no tuvo novedades), tanto para SENA lectiva como productiva.

  • Número de días cotizados a riesgos laborales (campo 38): reportamos 0 en etapa lectiva y 30 en etapa productiva (si no tuvo novedades). 

  • Número de días cotizados a Caja de Compensación Familiar (campo 39): reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

  • IBC Pensión (campo 42): reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

  • IBC Salud (campo 43): se realiza sobre 1SMMLV si el aprendiz devenga menos de este, pero si devenga más de 1SMMLV lo hacemos por el valor del auxilio de sostenimiento llevado a los días trabajados. Esto aplica tanto para SENA en etapa lectiva como productiva.

  • IBC Riesgos Laborales (campo 44): reportamos 0 en la etapa lectiva, y en la etapa productiva lo reportamos sobre 1SMMLV si el aprendiz devenga menos de este, pero si devenga más de 1SMMLV lo hacemos por el valor del auxilio de sostenimiento llevado a los días trabajados.

  • IBC CCF (campo 45): reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

  • Tarifa de aportes pensión (campo 46): reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

  • Tarifa de aportes salud (campo 54): 12,5% porcentaje que en su totalidad debe pagar la empresa. Esto aplica tanto para SENA en etapa lectiva como productiva.

  • Tarifa de aportes riesgos laborales (campo 61): reportamos 0 en etapa lectiva, y en etapa productiva depende de la clase riesgo en el que se encuentre el aprendiz, de acuerdo a la siguiente tabla:

  • Tarifa de aportes CCF (campo 64), Tarifa de aportes SENA (campo 66), Tarifa de aportes CCF (campo 68) : reportamos 0, tanto para SENA lectiva como productiva.

Cambio de Etapa Lectiva a Productiva:

Si requieres cambiar un aprendiz de etapa lectiva a productiva, puedes hacerlo únicamente de forma individual, desde la ficha del colaborador, en Resumen - Nuevo Trabajo debes cambiar el cargo a SENA Productiva y se desplegará un campo llamado Fecha de renovación SENA donde debes indicar la fecha en la que el aprendiz inició su etapa productiva. Cabe mencionar, que este campo solo se habilita cuando vas a realizar el cambio de lectiva a productiva.  Además, solo debes diligenciarlo si la fecha es diferente de 01 del mes para periodicidades mensuales y 01 y 16 para periodicidades quincenales. 

Si modificas esta fecha en cualquier momento que no sea el primer día del mes, tomamos en cuenta tanto el auxilio de sostenimiento anterior como el actual para calcular el pago correspondiente al mes en que se llevó a cabo este cambio. Por ejemplo:

Fecha Renovación: 13/11/2023

Auxilio Anterior: $900.000, lo que da un proporcional de $390.000  ($900.000 / 30 días del mes * 12 dias lectiva). 

Auxilio Actual: $1.000.000 lo que da un proporcional de $600.000  (1.000.000 / 30 días del mes * 18 días productiva)

Finalmente, sumamos ambos montos para obtener el auxilio total a pagar ese mes $390.000 + $600.000 = $960.000. 

Además, si tu aprendiz cambia de etapa lectiva a productiva en el mismo mes de su ingreso, deberás ingresar el valor del auxilio de sostenimiento de la etapa lectiva en el campo "Buk Sueldo SENA Lectiva Anterior". Por ejemplo, si en la etapa lectiva el aprendiz devengaba $700.000 y en la etapa productiva devengara $1.000.000, deberás ingresar $1.000.000 en el campo de "Sueldo" y $700.000 en el nuevo campo. Este campo está disponible tanto al editar el trabajo de forma individual, como mediante el importador Trabajos-Modificador para cambios masivos.

¿Cómo afecta este cambio en PILA?

Cuando se realiza el cambio explicado anteriormente reportamos dos líneas en PILA.

  • Detalle línea lectiva:

    • En el campo 16 reportamos una X para hacer referencia al retiro como tipo de cotizante 12. 

    • El IBC de pensión y riesgos los continuamos reportando en 0, de acuerdo a la explicación dada anteriormente, entre tanto el IBC de salud lo proporcionamos a 1SMMLV o en su defecto el valor del auxilio de sostenimiento si este es mayor a 1SMMLV. Siguiendo con el mismo ejemplo, donde el aprendiz devengaba un auxilio de $900.000, y estuvo 12 días en etapa lectiva, entonces su IBC sería $464.000 (1.160.000 (que es el salario mínimo del 2023) / 30 * 12) . 

Cabe mencionar que, si la fecha en la que el aprendiz inició su etapa productiva es el día 1 del mes, de igual manera reportamos esta linea, pero con todos los campos de días e IBCs en 0. 

  • Detalle línea productiva:    

    • En el campo 15 reportamos una X para hacer referencia al ingreso como tipo de cotizante 19. 

    • El IBC de pensión lo continuamos reportando en 0. El IBC de salud y riesgos lo proporcionamos a 1SMMLV o en su defecto el valor del auxilio de sostenimiento si este es mayor a 1SMMLV. Para el caso del ejemplo, el aprendiz estuvo 18 días en etapa productiva, entonces su IBC sería $696.000 (1.160.000 / 30 * 18) . 

Cambio de Tipo de Contrato SENA en fracción de periodo: 

Si deseas cambiar el tipo de contrato de tu aprendiz SENA, ya sea que se encuentre en su etapa lectiva o productiva, a cualquier otro tipo de contrato laboral, como Indefinido, Fijo, etc, en una fecha diferente al día 1 o 16 del mes, debes terminar el trabajo de tu aprendiz y crear un nueva ficha. Tomando en cuenta que el aprendiz no devenga ni vacaciones ni prestaciones sociales, puedes terminar el trabajo Sin Liquidación o Con Liquidación. 


Para crear una nueva ficha debes dirigirte a la parte izquierda de la ficha actual del aprendiz, en la opción Ficha - Nueva Ficha. Ten presente que para que puedas realizar esto, debes tener activa la opción general Doble Trabajo, si tienes dudas sobre esta opción, puedes revisar este artículo. 


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas.

  • Módulos: Software de Nómina.


Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Doble Trabajo la cual te permite tener múltiples fichas para un mismo colaborador. 

Fuentes de Información: 

Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. (s. f.). Normograma del SENA [CONCEPTO_SENA_0027626_2019]. � Avance Jurídico Casa Editorial Ltda., SENA. Servicio Nacional de Aprendizaje. https://normograma.sena.edu.co/docs/concepto_sena_0027626_2019.htm


Palabras Claves: 

SENA, aprendiz, lectiva, productiva, auxilio de sostenimiento, ficha, PILA.


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