Objetivo:
El propósito de este artículo es proporcionar a nuestros usuarios información detallada sobre el nuevo proceso de proyección de retención en la fuente. Con esto, garantizamos un mejor entendimiento y por ende un registro correcto de la información.
Alcance / Limitaciones:
El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, con énfasis en los perfiles administradores encargados de realizar el proceso de pago de nómina utilizando nuestra plataforma.
Definiciones:
Proyección de la Retención en la Fuente: La proyección de la retención en la fuente es un proceso que se genera cuando existen ingresos o retiros en fracción del mes, es decir, por períodos inferiores a treinta (30) días.
Necesidad de la proyección: Podemos ilustrar la necesidad de la retención en el siguiente caso: Un colaborador ingresa a la empresa el día 29 del mes y tiene un sueldo base contractual de $20.000.000 mensuales, por lo tanto le corresponden como salario del mes solo $1.333.33 (20.000.000/30*2), si realizamos la depuración de la retención este salario no estaría sujeto a retención, sin embargo, su sueldo contractual si, y por lo tanto aunque solo haya trabajado 2 días, si se descontará retención en la fuente.
Donde aplica la proyección: Es importante tener en cuenta que la proyección en retiros solo aplica para procedimiento 1, ya que con procedimiento 2 ya se ha calculado de manera previa el porcentaje a aplicar. En caso de ingresos, nunca aplica proyección con procedimiento 2, ya que todos los colaboradores ingresan con procedimiento 1, considerando que se necesitan al menos 3 meses de información para el recálculo.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Un ingreso proyectable es un ingreso que el colaborador recibe proporcional a los días trabajados, por lo tanto si trabaja más días, recibe más de este ingreso y si trabaja menos días recibe menos de este ingreso, un claro ejemplo de esto, es el salario.
Un ingreso no proyectable es un ingreso que el colaborador recibe pero no depende de la cantidad de días trabajados, por ejemplo las horas extras, si trabaja más días no gana más por la misma hora extra, ni más horas extras por trabajar más días.
En Buk, ahora existe la opción para que puedas determinar qué ítems proyectar. Esto podrás hacerlo en la propia configuración del ítem, específicamente en la sección “Incluir en cálculos de”. Para el caso de los devengos prestacionales el check estará siempre visible, entre tanto si el devengo es es no prestacional, solo lo verá si marca check de “Retención en la Fuente”
Cabe destacar que algunos ítems de sistema vendrán marcados para proyectar por defecto, estos serán:
Salario (buk_salario)
Auxilio de Alimentación (buk_auxilio_alimentacion)
Alimentación Pago a Terceros (buk_alimentacion_pago_a_terceros)
Los que NO se podrán proyectar serán las novedades remuneradas (licencia remunerada, licenciada maternidad/paternidad, licencia por luto, calamidad domestica, día de la familia, incapacidad laboral, incapacidad general y vacaciones).
Ahora bien, estos son los pasos a seguir para el cálculo de la proyección de la retención en la fuente:
1. Calcular el total de devengos tributables proyectados:
Para calcular el porcentaje proyectado primero necesito obtener los devengos tributables (ingresos gravados) mensualizados, para esto es importante tener en cuenta qué ingresos son proyectables y qué ingresos no lo son, para luego proyectar al mes.
Para la proyección es importante tener en cuenta que las novedades remuneradas no se proyectan (se suman íntegras), y en el caso de las novedades no remuneradas no deben tener incidencia en el cálculo, es decir, los devengos percibidos deben proyectarse a 30 días. Aquí algunos ejemplos:
Caso 1: Si no tengo novedades, entonces para proyectar debo hacerlo de la siguiente manera: (Devengos proyectables / días trabajados)*30.
Caso 2: Si tengo novedades remuneradas, entonces para proyectar debo hacerlo de la siguiente manera: ((Devengos proyectables / Días trabajados)*(30 - Días de novedad remunerada)) +Devengos por la novedad.
Caso 3: En este caso, donde hay incapacidad pagada al 66,67% se puede identificar de mejor manera por qué las novedades no se proyectan.
Caso 4: Caso con novedades no remuneradas, para proyectar debo hacerlo como en el caso 1. (Devengos proyectables / días trabajados)*30.
2. Calcular los descuentos legales en la depuración
Estos deben ser calculados sobre el total de devengos prestacionales tributables ya proyectados, es decir, no se deben tener en cuenta los descuentos legales descontados al colaborador, pero si se deben validar el tope de 25SMMMLV para este cálculo.
3. Deducciones exentas (Alivios Tributarios)
Estas deducciones se deben considerar las que están configuradas en el plan del colaborador (el monto completo o el tope según corresponda en base a los ingresos proyectados) y obtenemos el total de deducciones exentas proyectadas.
4. Renta exenta
De la misma forma que el cálculo de retención en la fuente de siempre, validamos si la empresa tiene el tope de renta exenta y de ley 1819 mensual o anual y si el colaborador aun tiene disponibilidad en su bolsa para efectos de no exceder los topes (790UVTs para renta exenta y 1340 UVTs para la ley 1819).
5. Total exento
Este consiste en sumar el total de deducciones exentas y la renta exenta.
6. Tope de ley 1819
Al igual que la renta exenta, se debe tener en consideración la configuración de la variable empresa, los saldos de las bolsas y la validación del 40% de la ley 1819.
Es necesario tener en consideración los saldos de la bolsa de renta exenta y de ley 1819 al momento de hacer la proyección, sobre todo en retiros, ya que podría darse el caso que para el cálculo de la retención mensual real no se utilice todo el saldo que tiene el colaborador pero si se utiliza todo el saldo al realizar el cálculo de la proyección.
7. Calculo la base tributable
Total devengos tributables - Total descuentos legales - el menor entre total deducciones exentas / Tope ley 1819.
Con esto obtenemos la Base tributable proyectada, que se convierte en UVT:
Base tributable proyectada / valor UVT
Esta base proyectada en UVT se ingresa a la tabla de retención y se obtiene una retención en la fuente proyectada.
Y por último se debe dividir la retención en la fuente proyectada por la base tributable proyectada y con esto obtenemos el porcentaje a aplicar a la retención en la fuente del mes.
8. Cálculo de la Retención en la Fuente del mes
Una vez realizada toda la depuración descrita en los 7 puntos anteriores, procedemos a realizar el cálculo de la retención en la fuente del colaborador (real, no proyectada) de la misma manera que se realiza los meses que no son ni de ingreso ni de retiro, es decir, se consideran los devengos y descuentos del comprobante de pago, hasta obtener la base tributable, a la cual le aplicaremos el porcentaje obtenido en el punto 7.
Cabe destacar, que el reporte de retención se mantiene igual que siempre, sin nuevas columnas añadidas. Todo lo que aparece en el reporte refleja lo que realmente se pagó o descontó en el comprobante de pago. Mostraremos la base tributable real en la columna "Base Tributable" y la base proyectada en la columna "Base Tributable Proyectada". La retención proyectada se encontrará en "Retención en la Fuente Proyectada", y la retención final descontada al colaborador estará en "Retención en la Fuente". El porcentaje utilizado para calcular esta retención final se mostrará en "Porcentaje Final a Pagar".
Módulos Requeridos:
- Base: Esencial.
Fuentes de Información:
Art. 385. Primera opción frente a la retención. - Estatuto.co. (s. f.). https://estatuto.co/385
Palabras Claves:
Retención en la fuente, proyección de retención, depuración, ingresos, retiros.
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