Para crear una plantilla de Workflow de Alta, comienza por acceder a tu cuenta. Una vez dentro, navega a través del menú lateral izquierdo hasta llegar a "Administrativo". Aquí, selecciona "Solicitudes" desde la sección de "Empleados" para visualizar todas las plantillas existentes y la opción de crear nuevas.
Si tu perfil cuenta con los permisos necesarios (específicamente, el permiso de "modificación" para solicitudes), podrás configurar una nueva plantilla haciendo clic en el ícono de la "tuerca". Este paso te permitirá acceder a un menú donde se muestran todas las plantillas disponibles en la plataforma, donde podrás crear, editar o eliminar cualquiera de ellas según sea necesario.
Para añadir una nueva plantilla de solicitudes, selecciona "Crear Plantilla de Proceso". Define el tipo de solicitud y proporciona un nombre distintivo a la plantilla antes de finalizar el proceso con el botón "Guardar".
Tras guardar, se te dirigirá a una nueva interfaz donde encontrarás las operaciones disponibles como permisos de uso, configuración del formulario, dependencias y notificaciones.
Ten en cuenta las siguientes consideraciones al momento de crear una plantilla:
- Permisos de uso de la plantilla: Aquí podrás definir quiénes podrán usar la plantilla de alta creada. No es necesario otorgar algún permiso adicional al perfil para realizar esta acción. Sin embargo, cabe señalar que, cualquier colaborador que pertenezca a estas áreas y cargo podrá hacer uso de la solicitud configurada.
- Formulario: También deberás definir qué campos son los que se deben completar en cada operación y que acciones se podrán hacer, por ejemplo, debes añadir todos los campos necesarios para crear a un nuevo colaborador y dejar visible, editable y obligatorio en alguna operación. Adicionalmente tienes la posibilidad de añadir todos los campos requeridos para crear una ficha nueva y para ello debes presionar "Agregar Campos Requeridos".
En el campo "Tipo de documento", tendrán la opción de seleccionar el tipo de documento correspondiente al país o elegir la opción "Otro", la cual permite crear colaboradores con números de documentos de cualquier país. Los colaboradores con tipo de documento "Otro" no estarán sujetos a pagos
Por otra parte, al momento de añadir los campos requeridos se indica cuales son los campos que deben ser editables y obligatorios dentro de la plantilla. Por lo que te sugerimos que en la primera operación vayan todos los campos requeridos como editables y obligatorios.
Luego, visualizarás un aviso donde podrás confirmar los campos añadidos y, a su vez, podrás seleccionar si son editables en esa operación. Además puedes realizar la acción masiva de seleccionar todos los campos y presionar "Acciones" en donde podrás cambiar la configuración de los campos seleccionados.
- Notificaciones: Para las notificaciones, configura la cantidad deseada, teniendo en cuenta que estas aplicarán solo en las operaciones asignadas. Para crear una notificación, ingresa a la operación correspondiente y selecciona "Agregar Notificación". Allí podrás editar la notificación y completar todos los campos requeridos, incluyendo el uso de variables disponibles.
- Dependencias: Las dependencias son cruciales en cualquier plantilla. Te recomendamos que sean correlativas para facilitar el flujo de trabajo. Por ejemplo, si la operación 1 es aprobada, la operación 2 comenzará automáticamente, manteniendo el orden establecido para la ejecución efectiva de la plantilla.
- Gatillador: El gatillador es una acción interna que desencadena la creación de la ficha del nuevo colaborador. En este apartado, solo podrás configurar dependencias, notificaciones y la finalización del proceso, como el envío de instrucciones de creación de contraseña al usuario. Revisa cada dependencia de las operaciones cuidadosamente, ya que el gatillador dependerá de la última operación para asegurar una ejecución correcta.
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