Sigue este paso a paso para integrar Buk con Sistegra y que de esa forma se sincronice automaticámente
Si estás usando Sistegra para llevar tu proceso de Seguridad y Salud en el trabajo de tu empresa, este artículo te ayudará a conectar tu cuenta de Buk a Sistegra para la creación automática de usuarios en tu plataforma
¿En qué consiste la integración?
Esta integración sirve para extraer información de la plataforma de Buk y crear de manera automática empresas y usuarios en la plataforma de Sistegra, esto con el objetivo de ahorrar tiempo en la implementación del software y hacer más fácil el proceso para el cliente. ¡Ya no tendrás que cargar la información de tus colaboradores dos veces!
Crear atributos personalizados
Lo primero que se tiene que hacer es crear atributos personalizados tanto para los usuarios como para la empresa:
- Se deben crear tres atributos personalizados para usuarios, Estrato, Nivel de Estudios y Área de Trabajo, esta es información muy relevante para los procesos de SST y facilitará el trabajo de Sistegra.
- Los tres campos deben ser creados en valor de lista, y se deben asociar a la Entidad Trabajo.
- Por cada colaborador se debe llenar esta información, este proceso se puede hacer a través de un cargue de información masiva.
Puedes guiarte del siguiente link para la creación de un atributo personalizado: Crear atributos personalizados
Los pasos a seguir son desde la pantalla de Bienvenida, hacer clic sobre el botón “engranaje” en la barra superior para abrir el menú de configuración. Dentro del listado, marcar la opción “Atributos Personalizados”.
El primer atributo que crees debe ser “Estrato” y deberá tener los siguientes parámetros
- Entiedad: Empleado
- Atributo: Estrato
- Tipo de Valor: Lista
- Opciones (una opción por linea): 1, 2, 3, 4, 5, 6
- Visible para el Empleado: Check (opcional)
- Obligatorio: Check (opcional)
Finalmente has clic en “Guardar”
Aquí puedes ver un ejemplo de como se debe ver tu plantilla a la hora de crear este nuevo atributo.
El segundo atributo que crees debe ser “Nivel de estudio” y deberá tener los siguientes parámetros
- Entidad: Empleado
- Atributo: Nivel de estudio
- Tipo de Valor: Lista
- Opciones (una opción por linea):
1. Básico
2. Bachiller
3. Técnico
4. Tecnólogo
5. Universitario
6. Especialista
7. Magister
8. Doctorado
9. Pos doctorado
- Visible para el Empleado: Check (opcional)
- Obligatorio: Check (opcional)
Finalmente has clic en “Guardar”
Y por último, en la parte de usuarios, el tercer atributo que crees debe ser “Nivel de estudio” y deberá tener los siguientes parámetros
- Entidad: Empleado
- Atributo: Área de Trabajo:
- Tipo de Valor: Lista
- Opciones (una opción por linea):
- Administración y contabilidad
- Almacén
- Comercial
- Compras
- Dirección general
- Finanzas y control de gestión
- I+D
- Logística y operaciones
- Marketing
- Producción
- Recursos humanos RRHH
- Visible para el Empleado: Check (opcional)
- Obligatorio: Check (opcional)
Finalmente has clic en “Guardar”
Adicionalmente, deberás crear dos nuevos atributos personalizados, solo que esta vez lo debes asociar a la empresa con tipo de valor “Texto”. En este, no debes incluir opciones para escoger, porque estas se pueden agregar a través de texto ya que son el correo y el número de contacto del Representante Legal.
El primer atributo que crees debe ser “Correo del Representante Legal” y deberá tener los siguientes parámetros
- Entidad: Empresa
- Atributo: Correo Representante Legal
- Tipo de Valor: Texto
- Visible para el Empleado: Check (opcional)
- Obligatorio: Check (opcional)
Finalmente has clic en “Guardar”
El segundo atributo que crees debe ser “Celular del Representante Legal” y deberá tener los siguientes parámetros
- Entiedad: Empresa
- Atributo: Celular Representante Legal
- Tipo de Valor: Texto
- Visible para el Empleado: Check (opcional)
- Obligatorio: Check (opcional)
Finalmente has clic en “Guardar”
Obtener API Key
El siguiente paso es compartir con Sistegra el API Key, que es la clave de acceso que permitirá obtener la información de tus colaboradores.
Para obtener el API Key de BUK se debe realizar lo siguiente:
Desde la pantalla de bienvenida, hacer clic sobre el botón “engranaje” para abrir el menú de configuración. Dentro del listado, marcar la opción “Accesos API”
En la ventana debes hacer Clic en el botón “Crear Nueva API Key”
En esta pantalla se debe:
- Agregar Descripción (Ejemplo: Sistegra)
- NO marcar la opción “Permitir ver Información Sensible”
- NO marcar la opción “Limitar acceso por empresas”
- Permisos para subir documentos: No
- Permisos para ver y descargar documentos de empleados: No
- Permisos de empleados: LECTURA
- Permisos de contabilidad: Ninguno
- Permisos de asistencia: Ninguno
- Permisos de items: Ninguno
- Permisos de vacaciones: Ninguno
- Permisos de selección: Ninguno
- Permisos de capacitaciones: Ninguno
- Permisos de tipos de KPI: Ninguno
- Permisos de datos de KPI: Ninguno
- Permisos de tratos: Ninguno
- Permisos de Workflow: Ninguno
- Finalmente hacer clic en “Crear API Key”
¡Felicitaciones! Ya creaste el API Token. Para enviar esta clave a Sistegra, se debe hacer clic en el “ojo” a la derecha de la columna Token, para luego copiar y pegar el “Token” que aparecerá. Finalmente, debes enviar a RG este dato por correo o como estimes conveniente.
Indicativo para acceder desde la plataforma Sistegra a los datos de usuarios en la plataforma Buk.
1. Accederemos desde el menú lateral Administrador Buk usuarios.
2. Nos mostrará una pantalla con dos botones:
- Nuevos Empleados.
- Ver empleados.
2.1 Nuevos empleados.
Pulsando en el botón Nuevos empleados, nos mostrará todos aquellos empleados que no están registrados previamente en la plataforma de Sistegra.
Con un botón en opciones para poder registrarlo en Sistegra.
2.2 Ver empleados
Pulsando en el botón ver empleados, se nos listará todos los empleados que tenemos registrados en la plataforma de Buk.
En opciones tenemos dos botones con los cuales podemos editar y registrar los empleados en la plataforma de Sistegra.
Pulsando sobre el botón ver;
- Indicara si el usuario ya está registrado en la plataforma de Sistegra, En caso de estar nos llevará directamente a la página de edición de usuario dentro de la plataforma Sistegra.
- En caso de no estar registrado nos avisara que el usuario no está registrado en Sistegra.
· 
Pulsando sobre el botón registrar.
- Registrará el usuario proveniente de Buk en Sistegra. En caso de existir en Sistegra mostrará un error de usuario ya registrado.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 