Objetivo:
Este documento tiene como objetivo guiar a los usuarios a través del proceso de creación de una Ruta de Aprendizaje en la plataforma. Se detallan los pasos desde la creación de la ruta hasta la gestión de participantes y reglas, asegurando una comprensión completa del proceso.
Alcance / Limitaciones:
El proceso se centra en la creación de Rutas de Aprendizaje, abordando desde la configuración inicial hasta la gestión de participantes, reglas y correos. Se destaca que ciertas funciones, como el envío de correos base y recordatorios, pueden activarse o desactivarse. Las reglas se configuran basadas en campos y categorías customizadas previamente definidas en la configuración general.
Proceso en Plataforma:
Para crear una Ruta de Aprendizaje, dirígete a la sección correspondiente en la barra lateral. Allí encontrarás un listado de las rutas ya creadas, las cuales puedes editar o eliminar según tus necesidades. Dentro de la visualización de rutas existentes, selecciona "Agregar Nuevo" y elige la opción "Nueva ruta".
Al hacer clic en "Nueva ruta", completa la información en la sección de Datos de la ruta:
- Imagen de la ruta: Elige una imagen para identificarla fácilmente.
- Nombre: Elige uno que puedas identificar fácilmente.
- Descripción de la ruta: Elige una descripción de la ruta o sus objetivos.
- Destacar ruta: Da clic en esta opción para que esta ruta destaque y se coloque en el header de la sección "Rutas de aprendizaje" en la vista del colaborador. Recuerda que, para que se destaque correctamente, la ruta debe contar con una imagen con las dimensiones 1920x1080. Si aún no tienes la imagen, puedes subirla luego y destacar la ruta después de crearla, en la pestaña "Información".
- Agregar fecha de inicio: Podrás seleccionar desde qué fecha estará disponible la ruta.
- Agregar fecha de término: Podrás seleccionar hasta que fecha estará disponible la ruta.
Luego, haz clic en "Siguiente" para avanzar a la interfaz de Accesos. Aquí configura las divisiones que tendrán acceso a la ruta. Recuerda que cada curso seleccionado posteriormente en la ruta tendrá, por defecto, los mismos accesos que esta. Una vez configurados los accesos, haz clic en "Terminar".
A continuación, en la pestaña de "Contenido" selecciona los cursos de la ruta dando clic en el cuadrado azul con la cruz al centro.
- Seleccione los cursos para agregar a la ruta: Puedes visualizar todos los cursos disponibles en tu entorno, independientemente del origen o proveedor. Para seleccionarlos, debes dar clic en ellos. Si pasas de página no se perderá la selección.
- Ordena los cursos: en el caso de que quiera ordenar todos tus cursos por algún parámetro, podrás hacerlo con la funcionalidad de "Ordenar por". Por defecto los cursos estarán ordenados por fecha de creación, mostrándose como primera opción el último curso creado. Sin embargo, podrás ordenarlos por:
- Mayor valoración.
- Mayor duración.
- Más reciente.
- Busca un curso: en el caso de que estés buscando un curso específico, podrás utilizar el buscador dinámico, que irá arrojando resultados a medida que escribo. Para usarlo, deberás introducir al menos 3 letras y lo que hará es buscar alguna coincidencia en:
- Nombre del curso.
- Descripción del curso.
- Categorías del curso.
- Relatores del curso.
Este buscador tiene las siguientes características:
- Permite búsquedas parciales o con errores ortográficos.
- Permite búsqueda exacta encerrando la(s) palabra(s) en comillas.
- Prioriza el título por sobre las ocurrencias en descripción, categoría o relator.
- En caso de no encontrar resultados, se muestra un mensaje con sugerencias para hacer otra búsqueda.
- Filtra tus cursos: podrás usar los filtros ubicados a la derecha para encontrar algún curso específico bajo los siguientes parámetros:
- Origen: Puede tener un máximo de 4 orígenes (Propio, Bukplay, Coursera y/o Udemy).
- Proveedor: Cualquier proveedor del curso (en caso de ser un origen propio, podrá tener un proveedor distinto)
- Valoración: Cantidad de estrellas que ponen los usuarios para valorar un curso.
- Idioma: Idioma del audio del curso.
- Subtítulos: Subtítulo disponible en el curso.
- Institución: Aquellos cursos que son dictados por alguna institución.
- Duración: Indica cuánto dura en total un curso.
- Nivel: indica el nivel del curso.
- Usuario creador: Indica quién creó el curso.
Los filtros Idioma y Subtítulos solo estarán disponibles en caso de que tengan Coursuera y/o Udemy, y el filtro valoración no aplica para Coursera y/o Udemy, ya que no nos entrega dicha información.
Una vez seleccionado los cursos que desees agregar, presiona "Seleccionar".
Cuando ya hayas seleccionado los cursos, también podrás:
- Activar o desactivar "Hacer cursos en orden": Se realizarán los cursos según el orden establecido, de izquierda a derecha. Es decir, para realizar el segundo curso, debe haberse terminado el primero, y así sucesivamente.
- Quitar todos los requisitos: Se elimina cualquier tipo de requisito previo que tenga cada curso.
- Activar requisitos previos: Se obliga a realizar un curso antes de poder acceder a otro.
- Mover curso: Podrás mover el curso dentro de la ruta para ordenarlo.
- Eliminar curso: Podrás eliminar un curso de la ruta.
- Agregar: Podrás incorporar más cursos a la ruta.
No olvides dar clic en "Actualizar" para guardar cualquier cambio.
En la pestaña de "Participantes" podrás cargar los participantes que tendrán que realizar la ruta de manera obligatoria u opcional desde la misma interfaz. Para inscribir participantes obligatorios debes hacer clic en "Importar participantes obligatorios".
Luego deberás colocar los números de los documentos correspondientes a los colaboradores que quieras inscribir en la ruta. En caso sea RUT, debes colocarlos sin puntos y con guión. Luego, da clic en "Cargar". Es importante que consideres que de la misma manera puedes eliminar participantes si haces clic en "Eliminación masiva". Además, recuerda que los usuarios a inscribir deben existir en la plataforma.
Los participantes que sean cargados en la pestaña Opcionales no tendrán que realizar el curso de manera obligatoria. Por otra parte, los pasos para realizar la importación son iguales al paso anterior.
En la pestaña "Reglas" podrás gestionar la inscripción por reglas basadas en los campos customizados y categorías customizadas con sus respectivas opciones creadas previamente en el menú de configuración general. Por ejemplo, si desean inscribir a todos los colaboradores de un área en especifico, esta función nos ayuda mucho, ya que no se deben listar los documentos.
- Agregar nuevo: Campo o categoría.
- Seleccione una categoría - seleccione una opción.
- Eliminar un campo: Seleccionando el ícono "basurero".
Para finalizar deberá hacer clic en "Guardar".
En la pestaña "Formato de correos" podrás:
- Activar o desactivar el envío de correos base y recordatorios (automáticos): Los correos base se enviarán en la fecha y hora configurada como fecha de inicio de la ruta, mientras que los recordatorios se enviarán sólo para aquellos participantes inscritos que NO la hayan completado, cada dos días, un máximo de 5 veces. No se puede configurar la frecuencia de envío del correo base ni de los recordatorios.
- Revisar y cambiar los correos base y de recordatorio: Puedes editar el correo base y recordatorio como desees.
Presiona "Crear y Editar" para establecer la configuración.
En la pestaña "Mensajes masivos" crear un mensaje que podrás enviar manualmente en el momento en que desees. Para hacerlo, da clic en "Enviar nuevo".
Saldrá una pestaña en donde podrás configurar los participantes a enviar (a todos los participantes o a los que tengan un porcentaje de progreso menor al 100%), el asunto y el cuerpo del correo. Recuerda que, cuando envíes el mensaje, se guardará en Historial de mensajes.
En la pestaña de "Gamificación" podrás activar el hito "Completar ruta" para que den la cantidad de experiencia que establezcas. Esta configuración aplicará solo para la ruta que estés editando. Recuerda que es necesario hacer clic en Actualizar una vez tengas lista la configuración.
Finalmente, en las pestañas "Información" y "Accesos" puedes editar la información y datos que configuraste al crear la ruta. En ambos casos, no olvides dar clic en "Actualizar" para guardar la nueva configuración.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
- Módulos: Capacitaciones.
Palabras Claves:
Crear ruta de aprendizaje, datos de ruta, accesos, seleccionar contenido, ordenar y filtrar cursos, gestionar información, contenido, participantes, reglas, correos, gamificación.
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