Buk Colombia

Objetivo: 

Proporcionar a los administradores de solicitudes información detallada sobre los diversos tipos de workflows que pueden configurar en la plataforma. Se entregarán instrucciones claras para la configuración de procesos relacionados con Pre-Ingresos, altas, bajas, búsquedas y movimientos de colaboradores y flujos libres. El objetivo primordial es permitir que los administradores configuren y administren solicitudes que deban seguir un flujo específico para su ejecución.

Alcance / Limitaciones: 

Para configurar Workflows tu perfil debe tener permiso de "Modificación" en Solicitudes. Podrás revisarlo desde "Administración" (⚙️)  en "Usuarios y perfiles".

Levantar solicitudes: Podrás configurar dentro de cada flujo de workflow las personas que tendrán permiso para levantar la solicitud y con esto que comience el flujo.

Una vez que el usuario disponga de los permisos anteriormente explicados, podrá acceder al módulo de workflow haciendo click la sección "Solicitudes" en el menú "Administrativo", en la sección "Colaboradores".

Definiciones:  

• Workflow: Flujo de trabajo que permite parametrizar procesos internos de la organización mediante solicitudes que deben ser aprobadas en distintas etapas hasta gatillarse el proceso. Durante el flujo, los responsables de las etapas, podrán revisar y completar la información o campos necesarios para la creación del proceso. También puedes configurar notificaciones en cada etapa del flujo
• Workflow de Alta: Flujo que crea la ficha de un nuevo empleado como vigente. Podrás iniciar el flujo de alta desde un proceso de selección al pasar a un candidato a la etapa de Contratados o desde Solicitudes
• Workflow de Baja: Flujo que genera el finiquito de un empleado. Deberás seleccionar a los responsables de la primera etapa del flujo que podrán levantar la solicitud de desvincular a un colaborador
• Workflow de Búsqueda: Flujo que permite, a través de una solicitud, crear un nuevo proceso de selección de forma automática en estado pendiente
• Workflow de Movimiento: Flujo que modifica los datos de la ficha de un colaborador relacionados a su trabajo (Renta, cargo, área, etc.). Este flujo se podrá iniciar desde un proceso de selección interno o desde Solicitudes.
• Workflow de Pre-Ingreso: Flujo que busca recopilar información para la ficha de un colaboradores mediante el uso de un formulario a rellenar por el postulante al cargo.
• Workflow Libre: Flujo que busca crear distintas etapas de aprobaciones y notificaciones según las necesidades de cada organización.

Proceso en Plataforma: 

Para trabajar en workflow debemos en primera instancia asegurarnos de que las plantillas estén creadas para que los usuarios puedan iniciar el flujo correspondiente.

Para crear una plantilla de Workflow debemos ir al módulo de solicitudes que se encuentra dentro del menú "Administrativo", en la sección "Colaboradores" y hacer click en el botón de configuración.

Dentro ya de la configuración de solicitudes, podrás visualizar todas las plantillas creadas en tu plataforma, pudiendo editarlas haciendo click en su nombre, visualizar el estado de validación, crear una copia de la plantilla o crear nuevas plantillas de procesos.

Una vez hayas hecho click en el botón  "crear Plantilla De Proceso", deberas ingresar el nombre de la plantilla y el tipo de Flujo que deseas crear, el cual puede ser de Búsqueda, Alta, Pre-Ingreso, Movimiento, Baja o Libre.

Consideraciones de uso según tipo de workflow:

• Búsqueda: Se utiliza para poner a disposición la solicitud de iniciar un proceso de selección.
• Alta: Se utiliza para poner a disposición la solicitud para dar el alta a un candidato y contratarlo.
• Pre-Ingreso: Se utiliza para poner a disposición de la organización la información personal, previsional o laboral del futuro colaborador mediante la creación y entrega de un formulario.
• Movimiento: Se utiliza para poner a disposición la solicitud para modificar los datos de trabajo de un colaborador.
• Baja: Se utiliza para poner a disposición la solicitud de poner término al trabajo de un colaborador.
• Libre: Se utiliza para poner a disposición de colaboradores de distintas partes de la organización, un flujo de aprobaciones con una lógica predefinida, que permitirá tener registro de este flujo en la plataforma (Estas plantillas no gatillan acciones en la plataforma).

Una vez creada la plantilla del proceso, se abrirá la configuración de la plantilla, donde a mano izquierda podrás encontrar las diferentes etapas que tienen por defecto cada tipo de flujo, en donde puedes agregar todas las etapas que necesites para funcionar según tus políticas internas, y a mano derecha podrás encontrar las configuraciones de permisos, formulario, dependencias y notificaciones de cada etapa.

Ten en consideración que en la primera (etapa 1) y última etapa, los menú de configuraciones variarán dependiendo del tipo de flujo que selecciones.

A continuación se detalla el funcionamiento de cada una de las posibles configuraciones de las etapas:

Permisos:

Dependiendo de la etapa en la que te encuentres en esta sección deberas configurar a las personas que tendrán permiso para iniciar, aprobar, devolver o rechazar la etapa del flujo a configurar.

Puedes otorgar permisos por área/cargo, usuarios, administrador de solicitudes o supervisor.

Adicionalmente tenemos la funcionalidad de “Definir aprobador de área/cargo específico según jerarquía del solicitante” con la finalidad de que la jefatura que pueda aprobar esta etapa corresponda al supervisor del solicitante.

Nota: 
- Puedes hacer click en "Activar límite de permisos establecidos para el usuario que completa esta etapa", con la finalidad de limitar las listas desplegables que a futuro aparecerán en el workflow, haciendo que correspondan a opciones validas dentro de los límites configurado en el usuario.
- Ten en cuenta que cuando estes configurando los permisos de la primera etapa de un workflow, solo podrás filtrar los permisos para iniciar el flujo entre área/cargo  o administradores de solicitudes.
- Al filtrar por usuario, tendrás la opción de limitar la aprobación de la etapa a usuario específicos de la plataforma.

Formulario:

En esta sección deberas indicar los campos a rellenar o modificar por los miembros del flujo, teniendo que indicar si son campos de lectura, editables de manera opcional o editables de manera obligatoria.

Al hacer click en "Seleccionar Campos", se desplegara un listado de campos asociados al tipo de flujo que estes creando. 

Adicionalmente puedes agregar campos libres, para lo cual tendrás que indicar el nombre del campo y el tipo de campo que estas creando, el cual puede ser de texto, numérico, archivo, lista o fecha.

Nota:
- Dependiendo del tipo de workflow que estes configurando, habrán campos que deberán ser incluidos de manera obligatoria al igual que su edición.
- Considera seleccionar la opción de "Agregar Campos Requeridos" con la finalidad de asegurar que se incluyan en el formulario todos los campos mínimos requeridos.

Una vez agregado los campos que estimes necesarios y los mínimos requeridos, tendrás un listado de campos donde deberás indicar el tipo de estado para cada uno (recuerda que hay algunos que por defecto deben estar marcados como Editable Obligatorio según el tipo de workflow).

Dependencias:

En esta sección podrás configurar la condición que debe cumplirse para que se de inicio a esta etapa. Considera que por defecto las etapas se encuentran configuradas para que se inicien cuando se aprueba la etapa anterior, por lo que solo deberán cambiar la configuración en caso que desees cambiar esta regla, pudiendo gatillarse según los estados de aprobado, error, rechazado o devuelto.

Una vez ingresada la dependencia deseada, solo debes hacer click en el botón "Agregar Dependencia" para que esta se agregue al listado de requisitos.

Nota:
- Si tienes más de un requisito, la etapa se iniciará cuando se hayan cumplido todos estos.

Notificaciones:

En esta sección podrás configurar la cantidad de notificaciones de correo electrónico que estimes necesarias según el estado de cada etapa del proceso.

Para esto debes hacer click en el botón "Agregar Notificación" tantas veces como cantidad de notificaciones que desees crear. Posteriormente, debes haces click en la notificación que quieras configurar.

Al configurar la notificación deberas definir el título de la notificación, el asunto y cuerpo del correo electrónico a enviar y seleccionar los destinatarios que desees incluir en la notificación, pudiendo seleccionar "Dirección de email", "Encargado de etapa" o "Solicitante del proceso".

Nota:
- Al seleccionar "Dirección de email" en los destinatarios, deberas escribir las casillas de correo electrónico del destinatario, separando por coma "," en el caso que desees incluir más de un destinario.
- Al seleccionar "Encargado de etapa" se le enviará la notificación a todos los colaboradores que tengan el permiso para completar esta etapa según el listado de la pestaña "Permisos".
- Al seleccionar "Solicitante del proceso" se le enviará la notificación al usuario que haya solicitado el proceso.

En la segunda sección de la configuración de la notificación, debes seleccionar el estado que gatillará el envío de esta misma, pudiendo ser aprobado, error, rechazado, devuelto o esperando.

IMPORTANTE: 

- Recuerda ir guardando cada etapa que vayas configurando en el workflow para no perder el trabajo realizado.


- Considera que la etapa final de cada flujo dependerá del tipo de workflow que estes configurando.

Una vez ya realizados todas las configuraciones mencionadas en el documento, ya puedes comenzar a solicitar distintos flujos de trabajo en el menú "Administrativo", en la sección "Colaboradores", haciendo click en el botón de "Crear Solicitud".

Una vez seleccionado el botón, se desplegara un listado de posibles flujos que se encuentren creados.

Módulos Requeridos:

• Base: Plataforma Pro

Nota:
- Recuerda que hay ciertos workflows  que requieren tener contratado otros módulos.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Asegúrate con el equipo de SAC  o Proyectos que tengas activada la configuración general de "Habilitar Workflow" para que puedas comenzar a trabajar en tus procesos.

Palabras Claves: 

Workflow, Alta, Baja, Movimiento, Pre-Ingreso, Libre, Flujo, Solicitudes.

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

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