Objetivo: 

El objetivo de este artículo es ofrecer una guía clara y detallada para la creación y gestión de instancias de cursos e-learning, webinars y meetings, facilitando a los usuarios el proceso de configuración y administración de estos eventos. 


Alcance / Limitaciones: 

El alcance del artículo incluye instrucciones sobre cómo crear instancias desde el menú de instancias y desde la configuración del curso, así como detalles sobre la inscripción de participantes, tipos de instancias (privadas, públicas, SIRCE y SENCE), y la gestión de reglas para la automatización de inscripciones, asegurando una comprensión integral del proceso para administradores. Solo los usuarios que tengan rol "Superadmin" y "Admin" en su plataforma podrán crear instancias e inscribir participantes en los cursos a través de ellas.


Proceso: 

Existen dos formas de crear instancias para cursos e-learning, webinar y meetings.


1. Agregar nueva instancia desde el menú de instancias: Debes comenzar "Cursos e-learning" en el menú de la izquierda y luego presionar "Instancias". En esa vista, debes presionar "Agregar nueva".


Al seguir este proceso, se abrirá una modal, en la cual debes elegir el curso al cual se le creará una nueva instancia. Para esto podrás usar los filtros y buscador disponible. 

Una vez que selecciones el curso, presiona "Continuar" 




Una vez seleccionado el curso, se abrirá la vista de configuración de la instancia dentro del mismo. 

En ella, se debe completar lo siguiente:

Para cursos e-learning:

  • Nombre de la instancia: Solo se puede modificar el nombre de las instancias privadas que no sea la predeterminada. 

  • Tipo: Privada, pública o, si está activa la extensión "Constancias SIRCE", aparece instancia tipo SIRCE y si está activa la extensión "SENSE", aparece instancia tipo SENSE. Estas últimas funcionan como las privadas en el sentido de que los colaboradores no podrán ingresar libremente.
    Si ya existe una pública, por defecto vendrá la opción privada y no dejará crear otra pública.

  • Fecha inicio: Por defecto aparece la fecha actual de creación. En caso de no cambiarla, se registrará esa 

  • Fecha de término: Por defecto viene sin fecha límite, pero se puede establecer una.

    • Si no tiene fecha de término, muestra “Ilimitada” 

    • Si la instancia vence en 30 días o menos (hasta 8 días), se muestra mensaje con días que faltan para vencer en negro 

    • Si la instancia vence en 7 días o menos, se muestra mensaje con días que faltan para vencer en rojo 

    • Si la instancia ya cerró en fechas, no dice nada 

  • Plan de capacitación



Instancias SENCE: 

Recuerda que debe estar la extensión de SENCE activa y en el curso tiene que estar activo también un proveedor con ID SENCE (Número de registro único).

Instancias SIRCE: 

Recuerda que debe estar activa, por un lado, la extensión "Constancias SIRCE" y, por el otro, el curso tiene que tener encendido el switch "Activar SIRCE". 



Para cursos tipo meetings y webinar: 

  • Nombre de la instancia
  • Tipo: Privada o pública. Si ya existe una pública, por defecto vendrá la opción privada y no dejará crear otra pública.
  • Plan de capacitación
  • Host: Debes ingresar el nombre de la persona que será el anfitrión de la sesión (solo 1). 
  • Panelistas (solo para webinar): Debes ingresar los nombres de las personas que tendrán permiso para presentar, encender micrófono y cámara (máximo 100).
  •  Agendamiento: Selecciona la hora y fecha en que se impartirá la sesión. Algunas consideraciones la momento de agendar el webinar o meeting:
    • La duración máxima de una instancia de curso sincrónico (webinar o meeting) es de 4 horas.
    • Solo puedes agendar un curso sincrónico en simultáneo.
    • No puedes agendar con menos de 30 minutos de antelación al inicio del curso.
    • No puedes agendar cursos sincrónicos con una diferencia de menos de 30 minutos entre cada instancia (por ejemplo, si termina un curso a las 17:00, la próxima instancia que puedes agendar es a las 17:31).
    • Puedes revisar en el calendario los demás cursos sincrónicos que estén agendados (diferenciado con distintos colores).


2. Agregar nueva instancia desde la configuración del curso: En este caso, debes ir a "Cursos E-learning" en el menú lateral y luego, seleccionar "Cursos". 

Luego, haz clic en "Mas Acciones" y finalmente, ingresa a la configuración del curso. 



Posteriormente, haz clic en la pestaña "Instancias" en el menú superior y selecciona "Agregar nueva". A continuación, debes ingresar la misma información detallada anteriormente. 


Una vez creada la instancia, podrás inscribir participantes. Para esto, tendrás que ir a la vista "Instancias" y presionar la acción "Participantes" en aquella que quieras realizar dicha inscripción. 



Al seleccionar participantes en cualquier instancia privada (incluyendo la predeterminada), se visualizarán 3 secciones para mostrar a:

  • Participantes requeridos: usuarios que el administrador configura para que ingresen de manera requerida al curso. Dichos usuarios lo visualizarán de esa manera en el portal del colaborador en su plan de aprendizaje. 
    Para hacer inscripciones, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes.
    Para eliminar participantes, haz clic en "Eliminación masiv    a".
    Para filtrar por algún parámetro, haz clic en el ícono de embudo.

    Importante:     para obtener el reporte completo en formato Excel (con todas las pestañas incluidas), es necesario hacer clic en el botón "Descargar Excel".   

  • Participantes opcionales: usuarios que el administrador configura para que participen de manera opcional en el curso. Dichos usuarios, lo visualizarán de esa manera en su catálogo. Para hacer la inscripción, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes.  
     

  • Reglas: en esta vista podrás añadir reglas para que, de manera automática, se inscriban usuarios que cumplan con los criterios que se establezcan. Podrás ajustar estas reglas tanto para participantes requeridos como para participantes opcionales. 
     


NOTA: Instancia privada predeterminada: todo curso cuenta con una instancia predeterminada por defecto y es en donde se alojan todas las inscripciones provenientes de una malla. Es decir, si no se ha realizado ninguna inscripción a un curso en particular y a través de una malla se elige ese curso, la inscripción de esa persona -además de verla en la malla- verá la inscripción en la instancia predeterminada de ese curso.



En la instancia pública, al entrar a participantes, solo aparecerá la sección de participantes opcionales (dado que está habilitado para todos los participantes) 



Por otro lado, en una instancia SIRCE, la cual se habilita cuando tienes activa la extensión "Constancias SIRCE", al entrar a participantes, aparece una columna llamada "Verificación SIRCE". Esta muestra si el participante inscrito cuenta con los datos necesarios para la expedición de una constancia DC3 (nombre y apellidos, CURP, ocupación específica, Puesto (cargo) y si está asociado a una razón social).




Cada participante tiene las siguientes acciones:

  • Restablecer avance: reinicia el avance del participante, dejándolo en cero y al entrar nuevamente verá la última versión del contenido. Al presionarlo, aparece una alerta indicando lo anterior para confirmar la acción 
  • Mover de instancia: Al presionar esto, se despliega una modal para seleccionar la instancia de destino. En esta modal se muestran las vigentes primero y luego las no vigentes.
    Importante: aquellas inscripciones que fueron por malla, no se pueden mover de la instancia predeterminada
  • Eliminar: para eliminar participantes. Recordar que al eliminar, elimina por completo la data.
    No podrá eliminar aquellas inscripciones que vienen desde malla


Además, cada participante podrá estar en una sola instancia por curso, por lo tanto: 

  • Si se inscribe a un participante, pero este ya está inscrito en otra, no se mueve y muestra un mensaje indicando esto 

  • Si un participante está inscrito de manera opcional y se inscribe como requerido, si se mueve. Esto también funciona viceversa. 



Módulos Requeridos:

  • Base: Esencial
  • Módulos: Capacitaciones


Palabras claves: 

Instancia, curso, e-learning, creación de instancia, SENSE, Constancias SIRCE, participantes, inscripción, e-learning, meeting, webinar.


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